Met een workflow ga jij efficiënt werken en verhoog je jouw persoonlijke effectiviteit. Je wordt niet meer ingehaald door de tijd, krijgt je taken af en bent weer de eigenaar van jouw dag. Maar wat is een workflow? En hoe creëer je de workflow die bij jouw past? In dit artikel lees je alles over hoe ook jij al je doelen kan behalen door efficiënt te gaan werken.
Wat is een workflow?
Je kan een workflow – ook wel een werkstroom genoemd – zien als een optimale volgorde van handelingen die je uitvoert om iets te realiseren. Een workflow is een set aan afspraken die je met jezelf maakt zodat jij slimmer gaat werken. Eigenlijk komt het neer op het maken van je eigen protocollen. Bedenken, uitvoeren, opruimen, reflecteren en rusten zijn belangrijke aspecten van het realisatieproces.
Een protocol bespaart tijd door het inbouwen van gewoontes. Als je niks hoeft te onthouden, creëer je ruimte voor creativiteit
~ Uit: Online training Lifecrafting van Michel Vos
Door het maken van je eigen protocollen (zoals een protocol hoe je inkomende mail behandeld) creëer je een werkstroom die je helpt om slimmer te werken. Met een workflow verhoog jij dus je persoonlijk effectiviteit, doordat je veel meer gedaan krijgt in minder tijd.
Gestructureerd werken
Met een goede workflow streef je ernaar om gestructureerd te gaan werken en geen dingen te doen die niet bijdragen aan het behalen van de doelen op jouw roadmap. Dit alles zorgt voor rust in je hoofd en een fijne balans tussen werk en privé.
Onmogelijk? Nee hoor! Vertrouw ons maar: met een goede workflow organiseer je je dag zo, dat je de hele dag het gevoel hebt voor te lopen op de tijd. Je behaalt je doelen en bepaalt zelf wat de volgende stap wordt.
Stel je maar eens voor hoeveel ruimte dat je gaat geven! Wat zou jij gaan doen met je tijd als je al om 14u al je taken van die dag af hebt?
Waarom een workflow gebruiken?
Eerlijk is eerlijk: het maken van een goede workflow kost tijd. En je kan je afvragen in hoeverre het ‘aftimmeren’ van je dagen nog ruimte overlaat voor flow en creativiteit.
Het klinkt misschien als een contradictie, maar juist door gestructureerd te gaan werken, krijg jij alle ruimte om te flowen. Je timemanagement skills verbeteren, waardoor je je niet meer een hele dag verliest in een taak. Door zo efficiënt mogelijk te gaan werken rond je zaken af binnen de gezette tijd.
Wat levert dat op? Tijd! En laat tijd nu net het enige zijn wat we niet kunnen kopen!
Wees je eigen leider: verbeter je persoonlijk leiderschap
Je kent ongetwijfeld van die dagen waarop je de hele tijd het gevoel hebt dat je achter de feiten aanloopt. Misschien omdat je je ’s ochtends hebt verslapen, geen kalme ochtendroutine had of simpelweg omdat je dag te vol zit. Wat de reden ook is: op zulke dagen sijpelt je energie gemakkelijk weg.
Een goede workflow is een solide basis om op terug te vallen in stressvolle situaties
~ Uit: Get Your Shit Together van Michel Vos
En om er nog even een schepje bovenop te doen: het is niet vreemd als je veel van dit soort dagen hebt. Voor velen van ons is dit simpelweg de realiteit: reactief werken. Vaak handelen we vanuit wat er op dat moment van ons gevraagd wordt. In het ergste geval beteken dat: de hele dag brandjes blussen.
Soms heb je niet eens door hoeveel energie je kwijt bent aan gedachten over taakjes.
Tótdat je doorkrijgt wat er gebeurt als je de eigenaar wordt van je dag. Jij gaat bepalen wanneer je wat doet. Je werkt efficiënt. Oftewel: je persoonlijk leiderschap verbetert.
Wat is efficiënt werken?
Met efficiënt werken bedoelen we dus dat je slimmer gaat werken. Doordat je doelgericht gaat werken en je niet meer zo laat afleiden door ongein, krijg je meer gedaan in minder tijd. Je bent jezelf aan het verbeteren en geloof ons: dat is dikke fun!
Om een beter beeld te krijgen van efficiënt werken – we noemen het soms ook effectief werken – kan je een kijkje nemen in je eigen brein. Vergelijk jouw hersenen maar eens met een harde schijf van je computer: als die vol zit, moet hij hard werken om te blijven draaien.
In jouw gedachten gebeurt hetzelfde: alles wat in je hoofd zit, maalt en draalt kost energie. Je kan je voorstellen dat je op zo’n moment niet efficiënt kan werken. De betekenis van efficiënt werken is dat je met zo min mogelijk zetten je doelen gaat behalen.
Daarom is het doel van een workflow om dingen los te kunnen laten. Met een goed georganiseerde workflow creëer je meer ruimte voor creativiteit en leer je denken in zetten. Je hebt simpelweg meer werkgeheugen vrij.
Het nieuwe werken
We groeien toe naar een wereld waarin we allemaal anders gaan werken. Natuurlijk heeft de situatie rondom covid-19 hier een belangrijke rol in gespeeld: we hebben geleerd dat we niet perse op één plek hoeven te zijn en gebonden zijn aan specifieke tijden om ons werk te doen. Het mooie van deze les is dat een steeds grotere groep ziet dat het fijn is om te werken volgens je eigen ritme.
Zeker als je het nieuwe werken eenmaal hebt ontdekt, wordt het nog belangrijker om te gaan werken met een workflow. Want zodra je helemaal vrij bent om je eigen dagen in te richten en je eigen ritme te kunnen volgen, is het aanbrengen van structuur belangrijk. Dit is ook één van de belangrijkste kenmerken van het nieuwe werken: werken op het moment en de plek waar jij het meest productief bent.
Als jij het helemaal voor het zeggen had, waar en wanneer zou jij dan aan het werk gaan?
De voordelen van werken met een workflow
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen en daarom zeggen we het gewoon nog een keer: werken met een workflow zorgt voor beter timemanagement, slimmer werken en een betere persoonlijke effectiviteit.
Wat je doelen ook zijn – zakelijke groei, persoonlijke groei of misschien starten met het ondernemerschap: met een krachtige workflow ga jij ze behalen. Oftewel: je bereid jezelf voor op succes. Hoogste tijd om eens te gaan kijken hoe jij je eigen workflow kan maken.
Hoe maak je een workflow?
Bij het maken van jouw roadmap ben je in contact gekomen met je dromen en heb je gevisualiseerd waar je over een tijdje wilt staan. Nu is het tijd om een workflow te maken: een krachtige workflow dient jou om deze dromen in de werkelijkheid te brengen.
Een workflow maken helpt je om stap voor stap al die grote doelen op te breken in projecten, taken en acties. Doordat je dit alles gaat verwerken in een journal – of eigenlijk noemen we dit ons toverboek – kan je ook daadwerkelijk je voortgang bijhouden. Ook kan je iedere ochtend je journal openslaan en direct zien: waar sta ik nu en waar wil ik me vandaag naar toe bewegen.
Schrijven met de hand
Voor het ontwikkelen van een goede workflow raden we je aan om slechts één manier te kiezen: gebruik een journal.
Het voordeel van een journal – en daarmee dus het schrijven met de hand – is dat je zorgt voor het leggen van een connectie tussen je lichaam en je geest. Je brein vertraagd enigszins, waardoor je vanuit veel meer rust tot een goede workflow kan komen.
In dit artikel van onze Lifecrafter Ellen lees je meer over de waarde van schrijven met de hand bij persoonlijke groei.
Workflow voorbeeld
In onze Lifecrafting training gaan we aan de slag met het maken van een workflow. We laten je hier één van onze voorbeelden zien, zodat jij alvast zelf aan de slag kan gaan met je eigen workflow.
[WORKFLOW VOORBEELD]
Misschien heb je er wel eens over gedacht om een timemanagement cursus online te gaan volgen of is er op je werk wel eens wat aangeboden. Je zou deze stap van het Lifecrafting protocol kunnen zien als zo’n timemanagement cursus. Waarbij we natuurlijk wel zeggen: vergelijk de gehele Lifecrafting training niet met een timemanegement cursus!
De Lifecrafting training is een persoonlijk leiderschapstraining: een training die ervoor zorgt dat jij de eigenaar wordt van jouw leven op alle vlakken.
Hoe implementeer je een workflow?
Om te komen tot een goede workflow, raden we onze Lifecrafters altijd aan om eerst een minddump te maken. Een minddump is niks meer dan dat het woord zegt: dump alles uit je mind op papier!
Pak je journal en een pen, leg je telefoon weg en begin met het maken van een lijst. Je zou deze lijst op kunnen in een paar onderdelen, zoals ‘thuis’, ‘werk’ en ‘vitaliteit’. Dat is natuurlijk geheel aan jou.
Schrijf op deze lijst al je taakjes of gedachten erover die in je opkomen. Je hoeft er helemaal niks mee. Koppel er geen acties aan: schrijf ze alleen maar op. Neem hier echt even de tijd voor! Denk je na vijf minuten dat je klaar bent? Blijf zitten en zorg ervoor dat je tenminste twintig minuten besteed aan deze minddump.
Nadat je de minddump hebt gemaakt, kan je gaan onderzoeken hoe je alle dromen en doelen van je roadmap kan ombouwen naar projecten. Tijdens de persoonlijk leiderschapstraining Lifecrafting nemen we je hier stap voor stap in mee.
Workflow template
In het boek ‘Get Your Shit Together’ beschrijft Michel Vos zeven stappen om tot jouw workflow te komen. De 7 stappen voor jouw eerste workflow template zijn:
- Maak een minddump
- Richt je inboxen in
- Maak een Masterlist
- Slice & dice
- Maak een workflow
- Werk met een journal
- Just fucking do it
Zoals we al beschreven is de allereerste belangrijke stap het maken van een minddump. Maak je hoofd leeg en begin met een frissen geest aan het maken van jouw workflow. De volgende stap is: organiseer je inkomende berichten!
Richt je inboxen in
Wil jij eigenaar worden van je dag? Begin dan met een goed e-mailprotocol voor jezelf op te stellen.
Stel je voor dat jij ’s ochtends je werkdag begint met het aanzetten van je e-mail. Waarschijnlijk komt er allerlei e-mail binnen en kom je direct in de reactie-modus. Je gaat je e-mail beantwoorden. Maar wist je dat gemiddeld genomen elke e-mail die jij verstuurt 1.7 nieuwe mail genereerd? Ja: lees die zin nog maar eens!
Als jij je dag begint met het versturen van mail, dan wordt jouw mailbox de eigenaar van die dag. En dat wil je niet. Het streven is om op dat punt te komen waarop jij puur kan werken vanuit het fundament van je roadmap. Bepaal dus voor jezelf dat je bijvoorbeeld van 10 uur tot 11 uur en van 16 uur tot 17 uur je mail beantwoord. Je zal die dag gelijk merken: jij bent aan zet!
Met goede protocollen in jouw workflow creëer je dus rust en overzicht. Zo kan jij je aandacht richten op de projecten die jou in je kracht zetten.
Vertrouw niet op je hoofd
Michel Vos zegt: ‘vertrouw niet op je hoofd’. Dat klinkt misschien een beetje gek, maar hij heeft hartstikke gelijk. Ons brein kan de meest magische dingen bedenken! Maar als het te vol zit, zijn die magische gedachten ook zo weer weg.
Dat betekent dat je met het creëren van structuur jezelf te slim af kan zijn. Zet al je projecten op een Masterlist en bepaal met welke acties je wilt beginnen. Word zo specifiek dat je uitkomt op stapjes die je per dag uit kan voeren. Zodra je workflow staat is er nog maar één tip die we kunnen geven: just fucking do it!
Ben jij er klaar voor om je eigen doelen te gaan behalen en wil je meer leren over het Lifecrafting protocol? We hebben nog meer open source content voor je! Beluister aflevering #42 van de Podcast van Eindbazen of check deze gratis Masterclass waarin Sjanett je de eerste essentiële stappen van Lifecrafting leert.
Natuurlijk kan je ook het boek ‘Get Your Shit Together’ van Michel Vos lezen, waarin hij je stap voor stap het Lifecrafting protocol uitlegt. Wanna go all-in? Ga dan direct met ons aan de slag in één van onze trainingen. We zijn er ook voor bedrijven en studenten!
