Op maandag krijg je te horen dat je woensdag om vijf uur een rapport moet inleveren over de salescijfers van het afgelopen jaar of iets anders triviaals. Je weet dat deze klus tijd gaat kosten, maar dat het gemakkelijk moet lukken om het rapport voor woensdag af te hebben.
Toch ging er ergens iets ernstig mis. Je begon ’s maandags vol goede moed, maar aan het einde van de dag had je alles gelezen op Wikipedia over de Anjerrevolutie in Portugal, die zo genoemd wordt omdat de demonstranten rode anjers in de loop van de geweren van de militairen staken. Interessante party facts, maar weinig relevant voor je salesrapport.
Je voelt je wel wat schuldig, maar een erg overtuigend stemmetje in je hoofd weet je ervan te overtuigen dat het dinsdag best rustig is en je dan nog wel ergens een uurtje of 2 vindt om dit klusje te klaren! Ga jij nog maar even lekker je kennis over paringsgewoonten van de Nederlandse loopkever bijvijlen op Wikipedia! Das goed voor je, zo verzekert het stemmetje je!
Het merendeel van de dinsdag bekeek je katten- en /of puppyfilmpjes op YouTube. Je had ooit eens gelezen dat het kijken naar filmpjes van schattige dieren een aantoonbare stress-verlagende werking heeft en daar die deadline van woensdag toch wel wat mentale druk begint te genereren in je achterhoofd, leek het je verstandig eerst die stress maar weer eens terug te dringen.
Daarna ga je op Facebook uitgebreid de handel en wandel van je oude klasgenoten van de middelbare school na, waarbij je je verbaast over de BMI uitdaging die een aantal van hen zichzelf heeft bezorgd.
Gelukkig sta jij wel regelmatig in de gym te pompen! Er werken maar weinig mensen zo hard in de gym als jij. Sterker nog, je zou jezelf eens wat meer rust moeten gunnen. Dat verslag kan wel wachten tot morgen. Trakteer jij jezelf maar eens op een saucijzenbroodje en een film, jij bezige bij!
Woensdagochtend was er ook nog geen vuiltje aan de lucht! Eigenlijk was je het verslag een beetje vergeten. Tot je daar plots aan het eind van de gang je manager zag lopen.
“Alles op de rit met die rapportage?” vroeg hij nog half over zijn schouder terwijl hij telefonisch in gesprek langsliep. “Ja, baas! Alles op schema”, loog je hem achterna, jezelf afvragend of een spontane buikgriep faken door over zijn schoenen te kotsen je hieruit zou kunnen redden.
Maar ondertussen begon de blinde paniek terrein te winnen: je hoofd! Waarom luisterde je in godsnaam naar dat stemmetje? En hoe kon je zo stom zijn de tijd zo weg te laten glippen! Als een malloot schiet je in oorlogsmodus, sluit je jezelf op in het printerhok met een prullenbak over je hoofd en stuurt een mail naar je baas of het document ook een tikje na vijven mag worden opgeleverd. Zolang het maar voor morgenvroeg 09.00 is, luidde het antwoord. Je kan bijna huilen van geluk.
Je werkt ’s nachts tot 2 uur door, doet een dutje en je kruipt om 5 uur ’s morgens weer achter je computer. Om 8:58, twee minuten voor de deadline verstuur je per e-mail het meest gammele salesrapport uit je carrière. Dit document zal worden gebruikt als de ‘hoe-het-dus-niet-moet-template’ voor toekomstig personeel.
Net voor je KO op je keyboard in slaap valt met dromen over je manager die je mail niet in zijn spambox kan vinden, beloof je jezelf plechtig dat dit de laatste keer was dat uitstelgedrag het van je zal winnen. Net zoals de keer hiervoor en de keer daarvoor.
Fijn dat je nu weet dat de Anjerrevolutie startte nadat het lied ‘E Depois do adeus’ gedraaid werd op het radiostation Emissores Associados de Lisboa. Maar was het niet mooier geweest als je rustig aan het verslag had gewerkt op maandag en dinsdag? Dan had je het rapport dinsdagmiddag af gehad, en had je dinsdagavond lekker thuis op de bank alles uit kunnen zoeken over de Anjerrevolutie, als je daar tenminste écht geïnteresseerd in bent. ’s Woensdags had je dan tijd gehad voor andere dingen.
Als je in je zakelijke leven niet minstens 1 keer een soortgelijke situatie hebt meegemaakt, dan lieg je.
Wat is uitstelgedrag?
Uitstelgedrag (of procrastination in het Engels) is een probleem waar veel mensen last van hebben. Zeg maar gerust, bijna iedereen.
Uitstelgedrag is het uitstellen van taken die men eigenlijk wil of moet doen en waarbij men weet dat het uitstel waarschijnlijk niet goed is en tot moeilijkheden of extra stress zal leiden. Daarom wordt dit soms ook irrationeel uitstel genoemd (Wikipedia)
Het manifesteert zich op meerder manieren. Het vermijden van werk door bijvoorbeeld op het internet niet relevante zaken uit te zoeken of grappige filmpjes te kijken is vaak niet meer dan een vorm van vluchten.
Werken is een vorm van inspanning en daarmee ongemak. Soms moet je dingen doen die je eng of moeilijk vindt.
Mensen zijn van nature pijn- en ongemak mijdende wezens en het uitvoeren van activiteiten kan daarmee soms als een mentale last worden ervaren. Daarom zoekt de geest naar een uitweg. Door hier aan toe te geven voelen we een onmiddellijke verlichting! Uitstellen voelt goed, hoewel we rationeel prima snappen dat het niet verstandig is.
In het bekende “Waarom Uitstellers Uitstellen” artikel van waitbutwhy.com wordt een geweldige manier om uitstelgedrag te visualiseren gepresenteerd.
Stel je voor dat je de kapitein bent op een boot. Deze boot deel je met je trouwe metgezel Onmiddellijke Gratificatie Aap. En deze aap neemt zo af en toe het roer volledig over, met alle desastreuze gevolgen van dien.
Deze innerlijke aap is de manifestatie van het 5 jarige kind dat in je hoofd woont. Het is dat stukje van je bewustzijn dat kleine kinderen in het gangpad in de supermarkt laat spartelen, omdat het geen snoepjes krijgt of de janksirene op de achterbank naar zwemles op vol vermogen aan doet gaan.
Ook als je volwassen bent is dat gedeelte van je psyche nog volop actief en het is de bron van uitstelgedrag en weerstand. Onmiddellijke Gratificatie Aap probeert je continu te verleiden tot wat waitbutwhy.com’s Tim Urban de “Dark Playground” noemt. Feitelijk de volwassen variant van buiten spelen voor je huiswerk af is.
Aanklooieritis
Een speciale sub soort van uitstelgedrag die wat extra aandacht verdiend is aanklooieritis. Aanklooieritis (of Fuckaroundaritis) is dat gedrag waarbij alles op je takenlijst gedaan is, behalve die ene klus waar je al 2 weken tegen aanhikt! Gister nam je jezelf voor het vandaag te doen, maar je hebt zojuist heel je inbox geleegd, alle telefoontjes van de dag al gedaan, je hebt al 4 keer koffie gehaald voor je team en zit nu dit artikel te lezen over uitstelgedrag.
Aanklooieritis is het uitvoeren van minder urgente taken terwijl er een meer urgente, moeilijke of spannende taak gedaan moeten worden.
Het behoeft geen uitleg dat uitstelgedrag grote gevolgen kan hebben. Het leidt tot enorme stress voor deadlines, niet alleen bij jezelf, maar ook bij anderen. In een hedendaagse organisatie is jouw output vaak input voor anderen hun werkproces. Als jij uitstelt, lopen zij ook vertraging op.
Daarnaast hoeft er maar iets kleins mis te gaan als je te kort op je deadlines werkt, waardoor je je deadlines niet haalt. Ik kan je rampzalige verhalen vertellen over opleveringen waarbij de projectleider extra rondjes om het kantoorgebouw van de klant aan het rijden was om extra tijd te kopen, terwijl zijn engineers de laatste versie van de software aan de praat probeerden te krijgen op de online demo-omgeving voor de grote finale demonstratie voor het bestuur van een grote instelling. Bijzonder stressvol, en allemaal omdat er te kort op de deadlines gewerkt werd. Er is geen enkele marge meer voor fouten. Zoiets zou mij nooit gebeuren. *Kuch*
Omdat je op het laatste moment al het werk doet, is je product van mindere kwaliteit. Mensen die anders beweren en dingen zeggen als: “ik werk het beste onder druk” houden zichzelf voor de gek. En misschien nog wel het belangrijkste, je verliest veel tijd. Ook als je niet aan het werk bent, ben je er als kenniswerker mee bezig. De stress voor de grote oplevering morgen, stopt niet bij het verlaten van het kantoor. Je verliest vooral quality time, tijd waarin je ongestoord kunt genieten.
Uitstellen is een vorm van weerstand
Het concept van uitstelgedrag is nauw verweven met ‘weerstand’. Het concept van weerstand is bedacht door Steven Pressfield en word door hem uitvoering beschreven in zijn boek “The War of Art“.
Weerstand is een universele kracht die tegenwicht biedt aan menselijke creativiteit.
Weerstand is dus een kracht die mensen stopt bij het najagen van hun dromen, bijvoorbeeld door afleiding, angst te zaaien of door de reacties en mening van anderen.
Weerstand is een oerkracht die je twijfel influistert en angst in je hart zaait. De mens strijdt al sinds haar begin tegen Weerstand. De Toltecs waren een meso-amerikaanse cultuur die kunnen worden beschouwd als de intellectuele en culturele voorlopers van de Azteken. Zij noemden deze kracht de Parasiet.
De parasiet zorgt ervoor dat we onszelf als ‘ongeschikt’ ervaren om onze dromen waar te maken. Mensen nemen volgens de Toltecse filosofie zowel de rol van rechter als slachtoffer in als ze naar zichzelf kijken. We vinden onszelf vaak niet goed genoeg. Door dit zelfopgelegde negatieve beeld ontstaat er ook een soort constante staat van zelfmedelijden, waarin sommige mensen maar wat graag zwelgen. We hebben een heel zwaaaarrr leven, moeilijk moeilijk moeilijk.
Hierdoor beginnen we er niet aan om onze dromen waar te maken, waardoor we ook ongeschikt blijven. Verder wijten we veel van onze problemen aan anderen in plaats van zelf hiervoor de verantwoordelijkheid te nemen. De parasiet of de weerstand weerhoudt ons er zo van om de dingen te doen we willen en om onze dromen waar te maken. In de Toltec-filosofie is het vechten tegen de parasiet wat een spirituele krijger maakt. Het is ondanks je angsten je dromen volgen.
Natuurlijk wil je als professional, ondernemer of atleet graag het gevecht aangaan met uitstelgedrag en weerstand. Het zijn immers de tegenstanders die tussen jou en je dromen staan.
Rage Against The Machine zong/schreeuwde ooit over Know your enemy. Goed advies! Om deze strijd te winnen moeten we eerst het uitstelgedrag doorgronden.
Wat is uitstelgedrag biologisch gezien precies? Waar wordt het door veroorzaakt? We kijken hiervoor naar de psychologische, neurologische en evolutionaire oorzaken van uitstelgedrag.
Wat stellen we uit en waarom?
Uitstelgedrag komt voornamelijk voor bij taken die op de lange termijn veel voordeel bieden, maar die op de korte termijn vervelend zijn om te doen, zoals:
- Gezondheidsdoelen (sporten, afvallen)
- Financiële doelen (sparen, investeren)
- Lange termijn klussen (een rapport schrijven, kennis opdoen)
- Moeilijke situaties (zoals een slechtnieuwsgesprek met iemand)
Dit zijn allemaal taken die op de lange termijn voordeel opleveren, maar op de korte termijn vervelend zijn. Als je bijvoorbeeld wilt sparen om een groter huis te kopen, dan kan het een paar jaar duren voordat je genoeg geld hebt. Gedurende deze paar jaar moet je jezelf inhouden en niet teveel nutteloze dingen kopen. Maar als je je geld uitgeeft aan een Blu-ray dan levert dat gelijk een goed gevoel (gratificatie) op. Maar omdat je geld uitgegeven hebt voor een Blu-ray duurt het langer voordat je je financiële doel kunt bereiken.
In het voorbeeld in de introductie van dit blog treedt er een soortgelijk mechanisme op. Het verslag dat je moet schrijven wordt pas ‘leuk’ als het af is. Het opdoen van nieuwe kennis, of het zien van een grappig filmpje, levert gelijk gratificatie op, maar het maakt het schrijven het rapport nog vervelender.
Dopamine en deadlines
De neurotransmitter dopamine speelt een belangrijke rol bij uitstelgedrag. Dopamine wordt in je hersenen aangemaakt op het moment dat je ergens een beloning voor krijgt. Dopamine zorgt voor een ontspannen en goed gevoel. Daarom is het moeilijk om iets te doen dat in eerste instantie geen shot dopamine oplevert.
Hoewel het kijken van kattenfilmpjes of kopen van dingen online ‘leuker’ is dan het schrijven van een verslag of het sparen voor een huis, leidt het wel een beetje tot een schuldgevoel. Je weet namelijk wel dat je op een later moment meer moet doen. Op een gegeven moment wordt dit schuldgevoel zo groot dat je nog maar twee opties hebt: heel hard aan het werk gaan of je doelen naar beneden bijstellen.
Meestal zijn het hele kleine momenten waarop je even je zelfbeheersing verliest en toegeeft aan de verlokkingen van onmiddellijke gratificatie. Als je voor je rapport iets op moet zoeken op Wikipedia zie je op de voorpagina van Wikipedia iets staan over de Anjerrevolutie. Zonder erover na te denken klik je op deze link en voor je het weet is het twee uur later. Hetzelfde gebeurt als je bij een tankstation af staat te rekenen, en je ondanks je voornemen om nu eindelijk eens naar onder de 15% lichaamsvet te gaan, je toch 2 saucijzenbroodjes je hoofd in staat te duwen.
Uitstellen uit angst
In het concept van weerstand, zoals omschreven door Pressfield, speelt angst een grote rol. We zijn bang dat we ontdekken dat we meer zijn dan we denken dat we zijn. We houden onszelf voor dat het schoonmaken van de WC belangrijker is dan het realiseren van onze droom, dit voelt lekker veilig. We zijn vooral bang voor de reacties en meningen van anderen als we ons hoofd boven het maaiveld uitsteken. Als we de weerstand niet overwinnen, blijven we dus op onze plek.
Dit is zonder enige twijfel de grootste hindernis voor veel mensen die ik heb begeleid. Ieder mens is in een bepaalde mate gevoelig voor de mening van anderen. Evolutionair gezien is het ook van belang dat je sociaal goed ligt in een groep. In onze dagen als jager-verzamelaar was het onmogelijk te overleven in je eentje. Je had je clan hiervoor nodig. Uitbanning uit de groep betekende daarom ook vaak de dood.
Het is om deze reden dat we als mens van nature erg kien zijn op hoe we door anderen worden gepercipieerd. Pyschologen Watson en Friend ontwikkelden de zogenaamde FNE-Test (Fear of Negative Evalutation) waarin op een schaal van 0 – 30 wordt uitgedrukt in welke mate “ongemak door evaluatie van anderen, stress over negatieve evaluaties en stress als gevolg van de verwachting van negatieve evaluaties” worden ervaren door personen.
In een eerdere blogpost legden we uit dat de mens modern werk vaak als gevaarlijk beschouwd. We hebben drie standaardreacties op gevaar: fight, flight or freeze. Veel van het uitstelgedrag zou als een soort van vluchtgedrag opgevat kunnen worden.
Omdat we bang zijn voor de uitkomst van een taak of de consequenties van falen stellen we het uit. We hopen dat het probleem zichzelf oplost. Dit soort moeilijke taken noemde Marc Twain “kikkers”. Eerder legde ik al uit dat het opeten van deze kikkers een van de basisvoorwaarden voor succes is.
Wat kun je doen tegen uitstelgedrag?
We kunnen dus in feite twee soorten uitstelgedrag onderscheiden. Het uitstellen van dingen die je moet doen en het uitstellen van dingen die je wílt doen.
Wat je ook aan het uitstellen bent, je uitstelgedrag staat je succes in de weg. In het gunstigste geval verspil je alleen maar tijd, in het ergste geval laat je het na om je dromen waar te maken.
Nu we begrijpen wat uitstelgedrag is, kunnen we met strategieën komen om dit veelkoppige monster te verslaan.
Uitstelgedrag aanpakken door werk te ‘Slice and dicen’
Het schrijven van een groot rapport is een hele klus, en omdat het zoveel werk is, weet je niet waar je moet beginnen. Het gaat ook nog heel lang duren voordat je de dopaminekick krijgt van het afronden van het rapport. Omdat het rapport bestaat uit verschillende onderdelen (een introductie, managementsamenvatting, conclusies, etc.) is het makkelijk om het rapport op te delen in hapklare brokken.
Dit opdelen van een groter project in kleinere actionable deeltaken en onderdelen noemen we ‘Slice and Dice’. Deze kleine kikkertjes kun je stuk voor stuk opeten. Deze truc ligt dan ook aan de basis van veel workflow managementsystemen. Tegelijkertijd creëer je meer momenten waarop je een dopaminekick krijgt. Het schrijven van een rapport zal nooit je passie worden, maar het is ineens wel een stuk leuker.
Uitstelgedrag aanpakken met slim agenda werk
Voor doelen op de lange termijn, zoals het leren van een vreemde taal, werkt het beter om tijd in te plannen waarin je aan deze doelen werkt. Het kost simpelweg tijd om deze doelen te bereiken. Als je iedere dag een uurtje inplant om Spaans te leren, dan kun je na een jaar misschien wat simpele gesprekken voeren. Dat klinkt niet bemoedigend, maar je maakt stukken meer indruk op de locals dan iemand die gedurende dat jaar niets gedaan heeft.
Uitstelgedrag aanpakken door verleidingen te herkennen
Een belangrijk deel van ons uitstelgedrag komt dus voort uit onze drang om een dopaminekick te krijgen. Dit is een drang die moeilijk te onderdrukken is, maar je kunt er wel mee om leren gaan. Door te begrijpen dat de smeekbede om uitstellen wordt ingegeven door een mechanisme in ons hoofd dat zich niets aantrekt van onze persoonlijke plannen en ambities, kunnen we beginnen met ons er tegen verzetten en het systeem voor ons laten werken.
Als we vervolgens gedurende zo’n zelfrechtvaardigingsmonoloog met onszelf om maar vooral niet naar de sportschool te hoeven gaan, ons dit ook realiseren kunnen we bewust ingrijpen. Jezelf in de weerstand zien schieten, het benoemen voor jezelf en ingrijpen is de eerste stap in het overwinnen hiervan. De persoonlijke ontwikkelingsstroming NLP noemt deze manier van kijken naar jezelf de META- of waarneempositie.
Zo kun je jezelf belonen met dopamine als je een klein onderdeeltje van je werk gedaan hebt. Heb je 500 woorden van je verslag geschreven? Als beloning mag je vijf minuten naar kattenfilmpjes kijken op YouTube (zet een alarm zodat je zeker weet dat het ook echt bij vijf minuten blijft!).
Als je op lange termijn een financieel doel wilt bereiken kun je jezelf een budget geven voor leuke dingen. Zo kun je af en toe iets leuks kopen, maar blijf je op koers om je doelen te behalen. Of je trakteert jezelf bij gezond eetgedrag aan het eind van de week met een cheat meal.
Uitstelgedrag aanpakken door in oplossingen te denken
Dat klinkt goed op papier, maar kan in de praktijk nog steeds anders uitpakken! Een belangrijk onderdeel van verleiding weerstaan is een kwestie van de juiste set en setting creëren voor jezelf. Met vrienden mee naar de Mac gaan is een slecht idee als je wat kilo’s probeert te verliezen. Daarom is jezelf omringen met verleiding om niet te hoeven werken ook een slecht idee. In dit digitale tijdperk is het internet natuurlijk alom aanwezig en daarmee ook een diversiteit aan afleidingen!
Ik heb in een grijs verleden Wiggert eens op eigen verzoek moeten bannen van het Mixfight.nl forum omdat zijn studie ernstig in het gedrang kwam omdat hij teveel op het forum aan het trollen was. Nu kende Wiggert toevallig de admins, maar tegenwoordig zijn er voldoende online tools die bepaalde onderdelen van het internet voor je afschermen.
Cold Turkey is een van deze oplossingen! Het biedt je optie om websites en applicaties op je computer te blokkeren gedurende bepaalde periodes. Ga je vaak naar reddit.com? Jammer joh! Tussen 09.00 en 17.00 kun je die website niet op! Zachte heelmeesters, stinkende wonden!
Zelf geloof ik meer in het meten en evalueren van gedrag. Door mensen inzichtelijk te maken waar de tijd treedt er in de meeste gevallen een zelfregulering op. Rescue Time to the rescue! Deze applicatie trackt op de achtergrond wat je aan het doen bent gedurende de dag en geeft je hier rapportages over. Logging heeft een zuiverende werking op handelen. Het gaat uit van het principe dat als jij ziet dat je dagelijks structureel meer dan 5 uur echt geen klap uitvoert dit je gedrag positief zal beïnvloeden.
If it get’s measured, it get’s managed.
Uitstelgedrag aanpakken door jezelf redenen geven om te vechten
Zoals we eerder al gezien hebben kan druk, in de vorm van een deadline of een schuldgevoel, je ertoe zetten om je werk te doen. Er is meestal geen externe druk om je dromen waar te maken, dus moet je zelf interne druk creëren en externe druk organiseren. Heb je altijd al een bedrijf willen starten, maar is het er nooit van gekomen? Neem dan ontslag. Ineens heb je een hele goede reden (en tijd) om je vol op het bedrijf te storten. Stel je hierbij constant de vraag: waarom wil ik dit? Wat is het achterliggende doel? Welke redenen zijn voor mij doorslaggevend om dit te willen? Schrijf deze zaken op.
Je kunt ook mensen om je heen in stelling brengen. Zelf heb ik intervisie om mezelf heen georganiseerd. Ik heb mijn ambities en doelstellingen gedeeld met een vriend. Hij heeft de zijne met mij gedeeld. Wij vragen elkaar wekelijks, zo niet dagelijks naar de voortgang en delen daarbij onze succes- en faalmomenten. Stel angst en weerstand krijgen de overhand, en je stagneert in je voortgang en moet steeds met nieuwe smoezen komen, dan voelt dat niet goed. Daar zorgt die angst voor de mening van anderen wel voor. En zo zetten we een eerdere zwakte instrumenteel in om onszelf te verbeteren.
Als je zelfs hier niet gevoelig voor bent, dan kun je een stap verder gaan. Geef je vriend €250. Als je je doel op tijd behaalt, krijg je je €250 euro terug. Of spreek af dat elke dag over je gestelde deadline met 20 burpees teruggekocht moeten worden! Of je haalt je deadlines plots stukken beter, of je raakt fysiek in vorm. Either way: you win!
Uitstelgedrag aanpakken door een krijgersmentaliteit te ontwikkelen
Uitstelgedrag wordt veroorzaakt in ons brein. We zijn bang voor ons eigen succes en voor de reacties van anderen. Het is daarom dat zowel Steven Pressfield als Aubrey Marcus (oprichter Onnit) een krijgersmentaliteit als oplossing zien om weerstand te overwinnen. Volgens Marcus kunnen we ervoor kiezen om een krijger te worden. Een krijger gelooft in zichzelf en gelooft dat hij zijn doelen kan bereiken.
De krijger gelooft dat zijn lot afhankelijk is van hemzelf en niet van geluk of pech. De basisvoorwaarde voor een krijgersmentaliteit is onvoorwaardelijke zelfliefde. Deze zelfliefde kun je alleen krijgen door jezelf te vergeven. Voor de volle honderd procent.
Als je onvoorwaardelijk van jezelf houdt, maakt het je ook niet meer uit wat anderen over je denken. Alleen door de onvoorwaardelijke zelfliefde kun je weerstand verslaan en uitstelgedrag overwinnen. Alleen dan kun je iedere dag opnieuw het gevecht aan.
Maak je eigen plan, anders wordt je ingezet in de plannen van anderen, aldus multi guru kennis kliko Remco Claassen tijdens onze laatste Eindbazen podcast! Alleen zo kun je je toekomst bepalen in plaats van deze te laten bepalen.
Toch nog een helpende hand nodig? Neem een kijkje bij onze Lifecrafting Trainingen!
